Как работает система канбан – принципы и отличия метода, примеры из жизни. Простой способ улучшить эффективность любой работы или задачи.

Канбан — это метод управления и планирования, который помогает завершать рабочие проекты точно в срок. По данным отчета от ScrumTrek, метод стремительно набирает популярность в России. В 2021 году его использовали 27% компаний, а по миру его используют только 6% компаний. Узнаем, что такое канбан и как внедрить его в производство. А также узнаем, чем он может быть полезен всем людям в жизни.

Что такое канбан простыми словами

Слово «канбан» с японского переводится как «рекламный щит, вывеска, доска». И это точно отражает суть метода канбан: «точно в срок» – задача расписывается по этапам на реальной или виртуальной доске.

Система канбан основана на визуализации: участники рабочего процесса видят, что уже сделано, а что еще нужно сделать. На доске отражается как общий прогресс по проекту, так и прогресс по каждому из этапов.

Принципы канбан-метода:

  • Начинайте с тех задач, которые есть сейчас;
  • Вносите изменения понемногу и уважайте устоявшийся порядок в работе;
  • Поощряйте самостоятельность участников и инициативу, идеи от них.

Канбан — это метод бережливого производства. Он дает максимальную эффективность и минимальные потери. И эти 3 принципа помогут сделать рабочий процесс еще более эффективным.

Как работает канбан

Какие преимущества у метода и как работает канбан:

  1. Оптимизирует процесс. Не нужно писать и звонить кому-то или передавать информацию от одного человека к другому. Все фиксируется на общей доске, все всё видят. Там же можно проводить групповые обсуждения, оставлять комментарии по каждому этапу и подзадаче.
  2. Наглядно показывает процесс работы. Ничто не потеряется и не забудется, а дедлайн не будет упущен. И еще при таком подходе видно, насколько включен в работу каждый из сотрудников. И сколько задач в работе у каждого сотрудника. Это помогает максимально задействовать ресурсы команды и защитить сотрудников от переработок.
  3. Добавляет элемент игры. Участники перемещают карточку из одного блока в другой, заполняют чек-листы или оставляют свои комментарии, видят результаты работы. Все это повышает мотивацию и оживляет производство. А если есть отдельные столбики с задачами для сотрудников, это может внести еще и элемент соревнования.
  4. Способствует росту ответственности у сотрудников. Если вся команда видит процесс работы, вряд ли захочется лениться и откладывать выполнение своей части плана на потом.
  5. Экономит время. Особенно, если речь идет о виртуальных досках. Представьте, что вы сидите в одной комнате со всеми участниками проекта. Только здесь вам даже не нужно идти от стола к столу, чтобы что-то уточнить. А уж тем более не нужно бегать по этажам офиса или ездить по городу. Вся информация и все люди собраны в одном месте.

По данным исследования, канбан на 78% сокращает сроки выполнения проекта. А также упрощает и ускоряет внесение изменений в готовые проекты при необходимости.

Однако у kanban есть и недостатки: больше подходит для краткосрочного планирования.

Примеры из жизни

Как работает канбан
Как работает канбан

Метод канбан подходит не только для крупного производства, но и для жизни как метод планирования.

Пример. По нему можно спланировать свадьбу или день рождения:

Работа с гостями Организация столов Развлекательная программа
Написать и разослать приглашения Составить меню Найти ведущего и придумать сценарий
Определиться с финальным списком гостей Заказать еду Найти фотографа
Спланировать рассадку за столами

Так можно расписать любые цели. Канбан упрощает тайм-менеджмент.

Или можно расписать свой день. Это упрощает жизнь тем, кто работает на фрилансе из дома. Столбцы и карточки могут выглядеть так:

Дела по дому Рабочие задачи Надо сделать В процессе Готово
Отвести ребенка в детский сад Доделать то-то
Приготовить обед Начать делать то-то
Сходить в магазин Внести правки в то-то
Позвонить тому-то

Карточки из «дела по дому» и «рабочие задачи» можно перемещать в 3 других столбика.

Примеры досок и карточек

Опишу, как может выглядеть моя канбан-доска при написании статей. Я покажу это таблицей, но можно оформить и по-другому, например, карточками-напоминаниями на рабочем столе или записями в тетради.

Сбор и анализ источников (исследования, статистика и т.д.) Написание основы статьи Вычитка SEO-оптимизация и доработка основы Вычитка Сдача проекта

Для крупных проектов, над которыми работают несколько людей, удобно использовать онлайн-сервисы, например, бесплатная площадка Трелло. У меня есть 2 крупных проекта, по которым мы работаем в этой программе. И там карточки бывают такими:

  • идеи для статей — каждый может вписать свои тезисы и идеи;
  • темы и ТЗ — утвержденные темы, по которым можно писать статьи;
  • вычитка редактором — редактор проверяет материал и при необходимости вносит правки;
  • вычитка SEO — специалист по SEO проверяет материал и при необходимости вносит правки;
  • подбор картинок, видео и т.д. — дизайнер оформляет материал;
  • публикация — контент-менеджер выкладывает статьи на сайт.

Еще можно сделать карточки с задачами для каждого участника проекта. Например, в команде работают 2 копирайтера и у каждого есть свой столбец в Трелло. Туда редактор помещает индивидуальные задачи. А еще есть общие блоки вроде «Готово» или «Опубликовать», куда копирайтеры сами перемещают завершенные задачи (карточки).

Для себя я отдельно в личных заметках фиксирую, что сдала на проверку, что уже готово, какие задачи только что поступили в работу и т.д.

В зависимости от проекта на доске может быть любое количество столбцов и карточек.

С чего начать переход на канбан

В жизни это можно сделать одним днем: вы просто начинаете расписывать свои планы по карточкам.

Чтобы перевести на канбан производство и повысить эффективность команды, нужно:

  1. Рассказать команде о методе канбан. Его преимущества и особенности.
  2. Начать визуализировать процесс. Пусть пока это будут 3 колонки: нужно сделать, в процессе и готово.
  3. Выбрать 2-3 самые актуальные задачи. То, что нужно сделать в ближайшее время, и где нет подзадач или их немного. Люди должны понять, как работать по методу канбан. Усложнения или обилие задач пока ни к чему.
  4. Внимательно следить за процессом. Это потом руководитель может отойти в сторону, а сначала он должен внимательно следить за выполнением задач. Если какая-то из них отнимает много времени, нужно узнать в чем дело. Если один сотрудник не справляется, нужно подключить еще одного и т.д.
  5. Быть на связи. Отвечайте на вопросы команды, проводите собрания (каденции). Важно получать обратную связь от сотрудников, ведь один из принципов канбана — поощрение инициативы. Задача руководителя — предоставить все необходимые ресурсы и сделать рабочий процесс понятным и удобным для всех участников.

Часто задаваемые вопросы

Что такое канбан простыми словами?

Слово «канбан» с японского переводится как «рекламный щит, вывеска, доска». Канбан простыми словами – это метод управления и планирования, который помогает завершать рабочие проекты точно в срок. В этом и заключается суть системы канбан.

Что является основой канбан системы?

Система основана на визуализации. Люди, вовлеченные в рабочий процесс, могут посмотреть, какие задачи уже выполнены, а что еще только предстоит сделать.

Как работает система канбан?

С помощью системы можно сделать план работы, которую необходимо выполнить. В ней список задач сортируется по приоритету. Люди видят конкретные задачи и прогресс работы, что позволяет им более эффективно включаться в процесс и показывать наилучшие результаты.

Для чего используют канбан?

Система используется преимущественно в рабочих процессах – с его помощью можно сделать крупный проект или выполнить повседневную задачу. Но это не все, также с его помощью можно спланировать праздник, организовать режим дня и оптимизировать работу по выполнению домашних обязанностей.

Какие проблемы решает канбан?

С помощью канбана можно оптимизировать процесс, наглядно увидеть прогресс работы, добавить элементы игры и повысить ответственность у сотрудников. Все это позволяет сэкономить время, сократить сроки выполнения проекта и повысить эффективность работы.

Что такое канбан карточки?

Каждая карточка – это отдельная рабочая задача, которая проходит по различным стадиям выполнения, представленным на физической или виртуальной доске. На карточках обычно отображается важная информация о каждой задаче – имя ответственного, краткое описание выполненной работы, оценка необходимого времени.

Что относится к инструментам канбан?

Главный инструмент, используемый в рамках системы – это канбан доска. Именно на ней отражается как общий прогресс по проекту, так и прогресс по каждому из этапов. Доска может быть выполнена в физическом виде (доска с таблицей и стикерами) или виртуальном (компьютерные программы для автоматизации процесса канбана).

Какой подход лучше всего описывает канбан метод?

Первый подход к работе – это визуализация процессов, позволящая следить за прогрессом и видеть, какие задачи потребуют больших ресурсов. Еще одна важная составляющая – группировка задач. Самый простой способ – разделить их по приоритету (надо выполнить, выполняется, выполнено). Внимание отдается задачам, которые еще не завершены, также видно все слабые места в рабочих процессах.

Канбан — это универсальный метод планирования, который можно использовать в работе для выполнения групповых проектов или систематизации своих задач. А также дома для разграничения дел или в семье для разграничения обязанностей и планирования общих дел. Возможности этого метода безграничны — что подскажет фантазия.

(Оцените пожалуйста, мы очень старались!)
Загрузка...
Светлана Трошина
Психолог, автор множества статей и публикаций. Эксперт в области саморазвития и психологии личности.

Обсуждения

Comments to: Что такое метод канбан и Как его использовать в работе и быту